Пример записника са састанка

Записници са састанака нису само варалице онога што је речено на прошлонедељном састанку особља. Записници могу бити формални правни документи који представљају званичну акцију одбора директора компаније или руководства владиног тела. Будући да су записници службена евиденција пословања и владиних активности, исплати се ефикасно их развијати. Ако белешке ручно пишете на папиру, можда ће вам помоћи ако имате унапред одштампани образац, тако да можете да дате одговарајуће информације тамо где иду. Такође можете да направите рачунарски образац ако понесете лаптоп или електронску бележницу на употребу током састанка.

Информације о заглављу

Записници укључују заглавље датума и места састанка. Заглавље евидентира ко је био присутан и ко је имао оправдано одсуство и обично идентификује особу која је била председавајући састанка и секретарица снимања. Састанци који се истовремено одвијају на више места - на пример, путем видео конференција - обично бележе присуство на основу локације.

ПРИМЕР:

Записник са састанка Одбора директора А-1 компаније 4. маја 2017. Сала извршног одбора, зграда седиштаРоберт Јохнсон, председник и Киле МцГрегор, секретар за снимањеПрисутни: Р. Јохнсон, М. Перез, Ј. Хатоиама, Ф. Мицхаелс, С. Хавтхорне, М. Смитх, Р. Сандборн, В. Цларк

Уводни материјал

Записници обично почињу тачно када је председавајући сазвао састанак да би наредио. На већини састанака прве тачке дневног реда укључују увод, примедбе председавајућег и одобравање записника са претходног састанка. Обухватите главне тачке понуђене током примедби председавајућег. Ако су чланови понудили било какве допуне записника са претходног састанка, тачно евидентирајте промене.

ПРИМЕР:

Господин Јохнсон је сазвао састанак по реду у 14:46. Након неформалних увода, Џонсон је објавио да је његова мачка недавно родила шест мачића. На предлог госпође Хавтхорне, записници са јулског састанка усвојени су једногласно, уз изузетак да је реч „камион“ у параграфу 15 погођена и замењена речју „полутрактор“.

Агенда сагласности

Иако сваки састанак има другачију структуру, формални састанци - посебно за владине групе - обично започињу „дневним редом сагласности“, што је мало више од низа извештаја и изјава за које није потребно гласање. Дневни ред сагласности често укључује преписку, извештаје одбора и други само информативни материјал.

Забележите главне тачке за сваку тачку о којој се расправљало током дневног реда сагласности, идентификујући предмет разговора и све главне коментаре које су чланови понудили током отворене дискусије.

ПРИМЕР:

Госпођа Смитх прочитала је у запису писмо компаније КСИЗ Мануфацтуринг Цомпани од 4. новембра. Писмо је похвалило професионалност транспортног одељења у убрзавању испоруке производа високог профила. Господин Перез, у име одељења за транспорт, рекао је да је КСИЗ одлично обавио посао пружајући детаљне упуте за пут.

Пословна агенда

Дневни ред посла је тамо где је акција - део састанка на којем чланови расправљају и гласају о разним акционим тачкама. За формалне записнике, секретар мора да препише стварни предлог о коме се гласа и стварни глас, укључујући и то ко је гласао за и против питања. Типично, секретар такође снима резиме дебате, укључујући главне тачке које је изнео сваки члан који је говорио.

Технички, не постоји нешто као што је гласање за „уздржавање“. Суздржати се значи уопште не гласати. Људи који желе да примете да нису ни за нити против неке ствари, уместо тога треба да гласају „присутни“.

ПРИМЕР:

Јохнсон је отворио дискусију о фактури компаније АБЦ Видгетс за 21.434,87 УСД. Госпођа Хатоиама је рекла да је фактуру одобрио одбор за финансије прошле недеље. Господин Мицхаелс је рекао да подржава континуирани рад са АБЦ Видгетс-ом. Хатоиама је одобрио фактуру од АБЦ Видгетс, Инц., за 21.434,87 УСД. Госпођа Сандборн је привређена. Мотион је носио 4-2, са Хатоиамом, Сандборном, Мицхаелсом и Смитхом, а Перез и Цларк су се успротивили.

Закључни материјали

Већина записника обично се завршава временом прекида састанка. Записник потписују председавајући и секретар који снима, мада ако је секретар члан групе са правом гласа, тада је довољно само тајничин потпис.

ПРИМЕР:

Џонсон је прекинуо састанак у 19:14. Следећи састанак заказан је за 5. август у 15 часова. у соби извршног одбора.

Потписано, Роберт Јохнсон, председавајући Киле МцГрегор, секретар за снимање