unvoyagepourlaplanete.com

Компаније успостављају интерне контроле како би ограничиле ризике. Могући ризици укључују губитке, лоше извршење уговора, лош квалитет и непоштовање прописа. Поступци за документацију детаљно описују документе које компанија захтева за примену својих система контроле и додељује одговорност за задатке и радње. Мала предузећа обично захтевају мање документације или контрола од већих операција, јер сваки запослени обавља неколико радних задатака и одговорности су јасније. Учинковити поступци за документовање који резултирају минимумом ефикасних контрола могу малим предузећима дати конкурентску предност.

Организација

Основа ефикасне интерне контроле је организациона шема која укључује описе послова. Поступци документације морају прецизирати да описи послова јасно детаљно описују задатке и одговорности сваке позиције у компанији. Поступци документације додељују одговорност за припрему и ажурирање организационе шеме и како компанија користи шему. Запослени обично добију копију са детаљима о свом положају и опису посла приликом започињања запослења.

Политике и процедуре

Поступци за документацију обично одређују да приручник за запослене мора да садржи сву релевантну документацију о смерницама и процедурама. Они детаљно описују шта приручник мора да садржи, ко је одговоран за писање и ажурирање смерница и процедура и како их компанија саопштава запосленима. Поступци за документацију обично одређују да запослени добију копију приручника када започну посао, потпишу да су га добили и пристају да се придржавају смерница и процедура. Они добијају исправке чим се појаве.

Овлашћења и одобрења

Документиране организационе шеме и приручници за запослене чине основу за интерне контроле, али морају да садрже стварне мере контроле. Поступци за документовање детаљно описују такве мере. Они описују документе у којима се наводе запослени који могу доносити одлуке и који могу одобравати трошкове. Сваки такав документ мора тачно да прецизира шта запослени може да одобри или одобри, у ком облику ће бити одобрење или овлашћење и ограничења. Типичан пример је да је одређени запослени овлашћен да одобри куповину до 10.000 УСД парафирањем одговарајућег захтева.

Пропратна документација

Јаки системи интерне контроле ослањају се на пратећу документацију да би детаљно објаснили основу за доношење одлука. Поступци документације прецизирају које одлуке захтевају пратећу документацију и детаљно описују њену природу. На пример, одобрење налога за куповину може захтевати захтев. Поступак документације прецизира да запослени мора да припреми захтев пре него што затражи одобрење налога за куповину, а детаљно наводи и информације које захтев мора да садржи.

Извештавање

Кључни елемент интерне контроле је извештавање о важним информацијама компаније. Поступци за документацију јачају унутрашњу контролу одређивањем информација које такви извештаји морају да садрже, ко је одговоран за њихову припрему и ко ће их добити. Неки извештаји садрже поверљиве информације, а поступак документације мора навести који су осетљиви извештаји и детаљно одредити мере безбедности.

Помирење

Чак иу малим предузећима, поступци документације резултирају разним документима који имају независне изворе. Учинковит метод провере њихове тачности је успостављање помирења између упоредивих података различитих аутора. Поступак документације мора да прецизира шта помирење мора да се догоди и ко је одговоран за његово спровођење. Она мора детаљно објаснити метод за решавање неслагања и доделити одговорност за решавање разлика.