Шта је ИД запосленог?

ИД запосленог је код који послодавац користи за јединствену идентификацију људи који раде у организацији. ИД-ови запослених омогућавају поједностављено и тачно вођење евиденције и помажу у очувању поверљивих података. Ако водите мало предузеће са неколицином запослених, ИД запосленог можда није горућа брига, али како ваше пословање расте, поприма већи значај.

Зашто не ССН?

Матични број запосленог није исти као порески матични број или број социјалног осигурања (ССН) који додељује савезна влада. Иако су ССН други корисни облик личне карте, они би требали бити поверљиви и не би се требали користити за свакодневно вођење евиденције. Лопови идентитета траже ССН-ове јер јединствено идентификују држављане САД-а. Идентификовање лопова може да користи бројеве социјалног осигурања за стварање лажних идентификационих картица и других лажних докумената. То је теже учинити са личним картама запослених, јер немају користи ван интерних евиденција компаније.

Проблем „Јохн Смитх“

Како ваша компанија расте, повећава се вероватноћа да ћете запослити више људи који деле исто име, посебно за уобичајена имена. Иако средња имена и наслови попут „Доктор“ могу да помогну у разликовању људи, ово не функционише увек. Систем јединствених ИД-ова запослених омогућава вам да идентификујете и обрачунавате људе који имају исто име.

Формат ИД кода

Када креирате ИД код запосленог, формат је у потпуности на вама. То може бити број или комбинација слова, бројева и других симбола. Предузеће може да користи ИД за идентификацију типа запосленог; на пример, „Т“ праћено са неколико цифара може идентификовати ту особу као техничара. Неке компаније користе шему секвенцијалног нумерисања у којој радници који су се раније придружили имају мали број, а они који су касније ангажовани добијају веће бројеве.

Централна контрола ИД бројева

Важно је да ваше предузеће додели нове матичне бројеве на једном или централизованом месту у компанији, као што је одељење за људске ресурсе, или за мала предузећа, рачуновођу или вашу особу на платном списку. Централизовањем одговорности смањује шансу да се исти број додели више особа или да иста особа заврши са више бројева. Јединственост је пресудна за рачуноводствени систем који несметано функционише.

Вишенаменски ИД

Могуће је да ваша организација може користити један број запосленог у више сврха. На пример, неплаћени приправник можда није у систему обрачуна зарада, али и даље су му потребни ресурси као што су кључеви и приступ рачунару. Ако ваша компанија унајми приправника, они могу задржати исти број; не морате их поново уносити у свој рачуноводствени систем.

ИД запослених и базе података

ИД-ови запослених помажу у ефикасном вођењу рачунарског евиденције смањењем сувишних информација. На пример, датотека запосленог може садржати ИД запосленог, име, кућну адресу и број телефона. Датотека за праћење времена одмора може садржати само ИД број и датум одмора. Рачунар аутоматски повезује две датотеке користећи ИД број, омогућавајући вам да у извештају видите име запосленог и време његовог одмора.

ИД запосленог наспрам послодавца

Не мешајте ИД запосленог са ИД послодавца (ЕИН). Потоњи је код који је савезна влада доделила предузећима у сврху опорезивања и извештавања. Сличан је броју социјалног осигурања, јер јединствено идентификује компанију. Сваком америчком предузећу које запошљава људе потребан је ЕИН.