Како се обратити групи у имејловима

Обраћање групи људи путем е-поште захтева мало унапред планирања. Као власник малог предузећа, морате да узмете у обзир приватност прималаца, законе који регулишу комерцијалну е-пошту, етикету потребну у мери у којој се обраћа и како им пишете. Ако планирате да шаљете будуће е-поруке истој групи, можете да подесите листу група на већини клијената, као што је Мицрософт Оутлоок, да се користи као листа дистрибуције.

За, ЦЦ или БЦЦ

1

Замислите да сте у соби са свима који ће примати е-пошту ваше групе. Размислите о њиховом односу са вама и међусобном уделу у информацијама које шаљете.

2

Поставите своје име у поље „За“, а имена чланова групе у поље „БЦЦ“ (слепа карбонска копија) ако ове особе већ нису познате. Све информације унете у поље БЦЦ су потиснуте, тако да нико неће видети ниједно име или адресу е-поште осим ваше. Ово је прикладно, на пример, ако шаљете е-пошту свим својим клијентима. Запамтите да приватност има предност над свим осталим етикетама е-поште.

3

У поље „За“ унесите имена свих којима се директно обраћате. Ово је прикладно, на пример, ако шаљете поруку свим својим запосленима о промени радног времена. Видети њихова имена у пољу „За“ обавештава ове запослене да је е-пошта упућена сваком од њих.

4

У поље „ЦЦ“ унесите имена свих особа којима се адреса није директно обраћала, али које треба обавестити о поруци. На пример, ако шаљете поруку клијенту и желите да се продајни представник задржи у петљи, име трговца бисте уметнули у поље ЦЦ.

5

Дискреционо користите поље БЦЦ када сте друге укључили у поља То или ЦЦ. То може бити прикладно, на пример, ако клијенту шаљете поруку, а добављач или пословни партнер тражи да се о томе обавести, а да купац то не зна.

Обраћање примаоцима

1

Користите генерички поздрав у првом реду е-поште, на пример „Поздрав“ или „Добар дан“ када се обраћате више прималаца. Ако су сви примаоци у истом односу са вама, обратите им се једнако - на пример, „Драги вредни купци“ или „Пажња запосленима“. Ово је важан траг за примаоце да је ово групна порука послата више појединаца.

2

Обратите се особи у пољу „За“ по имену ако је у овом пољу само једна особа, а другима се шаљу копије. Ово обавештава особу да је адреса е-поште адресирана на њу, док ће сви остали одмах знати да добијају копије.

3

Напишите поруку у стилу који одговара особи или људима којима се обраћа, као да им говорите јавно пред осталима.

4

Потпишите е-пошту као што бисте то обично радили за интер-оффице комуникације. Ако се неко од прималаца налази ван вашег радног места, користите своје пуно име и презиме, као и адресу и број телефона. Имајте на уму да се ЦАН-СПАМ акт односи на све комерцијалне е-поруке које се шаљу изван вашег предузећа.

Креирање групе контаката у програму Мицрософт Оутлоок

1

Покрените Мицрософт Оутлоок и у одељку „Ново“ на картици Почетна изаберите „Нова контакт група“.

2

Унесите име групе у поље „Име“. Изаберите „Додај чланове“ из групе „Чланови“ на картици Контакт група.

3

Одаберите "Из Оутлоок контаката", "Из адресара" или "Нова е-пошта" контакт по жељи. Да бисте додали нови контакт е-поштом, можете да унесете информације у дијалошки оквир „Додај новог члана“. За остале методе, једноставно изаберите имена са листе.

4

Унесите име групе у поље „Прима“, „ЦЦ“ или „БЦЦ“ поруке е-поште.