Сврха планирања за ванредне ситуације

Нико не може предвидети будућност или како ће спољни догађаји и тржишни услови утицати на његову способност да настави да ради. Али предузећа се могу припремити за догађаје ван њихове контроле. Користећи процес „шта ако“, организације развијају планове за непредвиђене случајеве, који се понекад називају плановима за континуитет пословања, да би идентификовали непознате сценарије који могу утицати на њихово пословање, попут земљотреса, пожара, насиља и других ситуација и како ће одговорити на сваки сценарио.

Шта је планирање за ванредне ситуације?

Непредвиђени случај је све оно што се догоди ван опсега уобичајених операција што може негативно утицати на способност организације да послује. Једноставно речено, планирање непредвиђених догађаја је у припреми и саставни је део редовног оперативног планирања. План за непредвиђене случајеве је нацрт како се носити са необичним догађајима. Без обзира на величину, свим организацијама су потребни планови за ванредне ситуације.

Зашто предузећу требају непредвиђени циљеви?

Сврха плана за непредвиђене случајеве је да омогући организацији да се што брже врати свакодневном пословању након непредвиђеног догађаја. План за непредвиђене случајеве штити ресурсе, умањује непријатности купаца и идентификује кључно особље, додељујући одређене одговорности у контексту опоравка. На пример, људски ресурси могу развити планове евакуације запослених; подржати програме накнада запосленима, као што су здравствена заштита или накнаде за раднике; или запослити привремене раднике по потреби.

Планови за непредвиђене случајеве су и за организацију и за одређена одељења. На пример, одељења за информативне службе обично имају план опоравка од катастрофе како би заштитили, обновили и користили податке компаније, укључујући рачунарски хардвер, софтвер и упутства за употребу.

Ко је одговоран за ризике?

Више руководство има укупну одговорност за планирање у ванредним ситуацијама, укључујући финансирање рада на развоју, тестирању и одржавању плана. Многе организације именују координатора или менаџера за ванредне ситуације који је свеукупно одговоран за развој и одржавање плана. У малом предузећу, координатор може бити власник или менаџер. Комуницира са запосленима и обучава их за план и њихове одговорности. Она редовно тестира план користећи лажне ситуације како би идентификовала проблеме и подручја за побољшање и ажурира план како би одражавао промене у организацији и технологији.

Питања стејкхолдера и регулаторни захтеви су такође укључени у процес планирања. На пример, ако се ураган пресели у то подручје, менаџери клијентских рачуна имали би скрипту или контролну листу за употребу у комуникацији са сваким клијентом.

Савети за израду плана за ванредне ситуације

Развој плана за непредвиђене случајеве започиње идентификовањем функционалних подручја од суштинског значаја за пословање, а затим следећи кључне кораке за свако подручје на следећи начин:

  • Утврдите како би свака ситуација, попут пожара или поплаве, утицала на ова кључна подручја; које акције би се предузеле; и ресурсе потребне за сваку од њих.

  • Поставите циљеве за повратак на основне операције и повратак у потпуно нормално функционисање.

  • Идентификујте сваки потребан процес и документујте сваки корак у процесу, шта треба урадити, заједно са запосленима и осталим ресурсима потребним за завршетак посла.

  • Развити планове за свако функционално подручје и организацију у целини, а затим редовно тестирати и усавршавати планове.

  • На крају, примените план комуникације и образовања како бисте запослене информисали о променама и подсетили их на њихове улоге и одговорности.