Како направити Екцел табелу „Само за читање“ за друге људе

Обично, ако с неким делите Екцел табелу, та особа може слободно да уређује табелу. У неким случајевима ћете можда желети да некоме пошаљете прорачунску табелу са подацима, али такође желите да се побринете да је случајно или намерно не уређује, тако да бројеви остану тачни. То можете учинити тако што ћете прорачунску таблицу учинити само за читање у програму Екцел или је можете претворити из програма Екцел у други формат, као што је ПДФ датотека или чак веб локација. Сличне опције су доступне и за други уобичајени канцеларијски софтвер, укључујући Мицрософт Ворд.

Табеле Екцел и само за читање

Можете захтевати да Екцел направи прорачунску табелу у формату само за читање за друге, тако да људи могу читати њен садржај, али не и уређивати га, или можете применити друга ограничења садржаја.

Да бисте то урадили, кликните картицу „Датотека“ у менију траке, а затим кликните „Информације“. Затим кликните на „Заштити документ“ и одаберите једну од приказаних опција. Кликом на „Увек отвори само за читање“ осигураће се да је документ увек отворен, тако да га људи не могу променити; клик на „Ограничи приступ“ омогућиће вам да изаберете друге опције за контролу да ли људи могу да уређују или одштампају датотеку.

Када одаберете жељене опције, кликните „Да, почните са спровођењем заштите"и одаберите да ли желите да ограничите уређивање и било које друге опције, као што је штампање одређеним Виндовс корисницима или Мицрософт рачунима, или да ли желите да захтевате лозинку за уређивање датотеке. Имајте на уму да ће људи можда моћи да копирају податке из прорачунске табеле у другу прорачунску таблицу или датотеку, а затим је тамо уредите ако то желе.

Заштитите радну свеску или радни лист

Користите Екцел заштитити радну свеску или _заштитите карактеристике радног листа да бисте поставили детаљније контроле над прорачунском табелом или само над деловима табеле. Радна свеска је друго име за Екцел датотеку прорачунске табеле, док је радна таблица појединачна картица података прорачунске табеле у датотеци.

Да бисте користили ове функције, кликните картицу „Датотека“ у менију траке, а затим кликните „Информације“ и „Заштити радну свеску“. Кликните на „Заштити тренутни лист“ да бисте ограничили уређивање на тренутно отвореној картици радног листа или „Заштити структуру радне свеске“ за подешавања која се примењују на целу датотеку. Генерално, мораћете да поставите лозинку коју ће бити потребно унети да бисте изменили ову датотеку. Запамтите лозинку или је сачувајте на сигурном месту, на пример у сигурном програму за управљање лозинком.

Користите Ворд само за читање Карактеристике

Мицрософт Ворд и други делови Мицрософт Оффице-а имају сличне алате за прављење датотека само за читање или на неки други начин ограничен.

Као и у програму Екцел, у менију траке кликните на картицу „Датотека“; кликните на „Инфо“, а затим на „Протецт Доцумент“ да бисте ограничили ко може да уређује ваш Ворд документ. Опције су сличне Екцел-у, а постоји и функција „Ограничи уређивање“ која вам омогућава да одредите одређене врсте уређивања које јесу и нису дозвољене. Можете чак и ограничити стилове обликовања који се могу користити у документу.

Када завршите са одабиром жељених ограничења, кликните на „Да, започни са спровођењем заштите“ и дистрибуирајте документ.

Претварање у ПДФ датотеку

Други начин да заштитимо прорачунску табелу, Ворд документ или било коју другу датотеку је да је прикажемо као ПДФ датотеку.

Многи програми - укључујући Адобе Реадер и већину савремених веб прегледача - могу отворити ПДФ-ове, али програми не могу уређивати ПДФ-ове. Иако је софтвер за уређивање ПДФ-а генерално доступан, мање је вероватно да ће неко случајно уредити ПДФ него што је случајно унео промене током листања прорачунске табеле или Ворд документа.

Да бисте генерисали ПДФ, користите дијалог за штампање на Виндовс или МацОС рачунару. Излаз можете сачувати у ПДФ-у и дистрибуирати га е-поштом или другим алатом за размену порука.

Лоша страна коришћења ПДФ-а у ове сврхе је та што може бити теже одабрати и радити с подацима ако неко жели да их копира у нову датотеку прорачунске табеле или ако програм аутоматски обрађује податке како би извршио израчунавања.