Шта је образац за куповину?

Мала предузећа често започињу с великим буџетом. Ово чини контролу трошкова кључним за дугорочно здравље компаније. Један од начина смањења трошкова и подстицања одговорне потрошње је развијање интерног процеса захтева за све нове куповине.

Образац за куповину

Образац захтева за куповину је интерни документ који запослени користе за тражење куповине одређеног предмета. Запослени описује производ и зашто је потребан. Овај образац се затим шаље другим појединцима и одељењима у компанији на преглед и одобрење.

Процес реквизиције

Процес захтева је интерни и разликује се међу компанијама. Међутим, типичан поступак захтева за куповину може да делује овако:

  1. Запосленом је потребан нови преносни рачунар и прибавља образац захтева. Описује лаптоп који жели и, ако је потребно, објашњава зашто јој је потребан. Затим тражи од шефа одељења да потпише образац за упис.

  2. Након што супервизор потпише образац, он може отићи у ИТ одељење, тако да стручњаци одељења могу да се увере да је рачунар компатибилан са системима компаније и да задовољава стандарде заштите података.

  3. Након одобрења ИТ-а, захтев иде одељењу за набавке. Особље одељења набавља рачунар између неколико продаваца и одлучује се да га купи од продавца који нуди најбољу цену. Одељење за набавке издаје наруџбеницу продавцу.

Предности процеса захтева

Постоји неколико предности поступка захтева, чак и за мала предузећа:

  • Транспарентност: Процес захтева захтева од запослених и њихових надзорника да оправдају куповину. Једноставан поступак записивања зашто је одређени производ потребан може смањити непотребне куповине. Такође може минимизирати прекомерно трошење скупих предмета када би јефтинији производ задовољио потребе компаније.

  • Функционалност и компатибилност: Неки производи, посебно софтверска електроника, могу бити некомпатибилни са тренутном опремом и системима компанија. Захтевањем да се шефови других релевантних одељења одјаве од куповине, предузеће смањује или елиминише потребу за враћањем производа када се открије да то једноставно не одговара компанији.

  • Постизање најбоље понуде: Одељења за набавке или службеник за набавке могу развити односе са добављачима и обезбедити пожељне цене за многе производе.

Остала разматрања процеса захтева

Неке компаније не захтевају формуларе захтева за све куповине. На пример, предузеће може да одлучи да менаџери одељења могу директно одобрити и наручити куповине предмета који коштају мање од 100 УСД, а нису софтвер, рачунари или периферне уређаје. Процес захтева може бити претеран за врло мало предузеће, са само једним или два запослена. Међутим, како посао расте, преглед набавних процеса и примена нових процеса увек је добра идеја.