Карактеристике система за управљање информацијама

Систем за управљање информацијама прикупља и управља подацима који се чувају у различитим форматима и чине их доступним људима којима су потребни. Малом предузећу је често потребно само да управља канцеларијским документима и прорачунским табелама и учини их доступним запосленима. Други ће можда морати да прикупљају и управљају детаљним информацијама о подацима купаца. Ипак, други системи за управљање информацијама чине податке доступним великим организацијама или чак широј јавности путем веб странице.

Без обзира на захтеве организације, добар систем за управљање информацијама треба да буде у могућности сакупљати и чувати и управљање подацима ин формате који су вам потребни и доставити информације по потреби на одговарајућим платформама људима којима је то потребно.

Разумевање система за управљање информацијама

Уместо једног софтверског пакета, систем за управљање информацијама замислите као систем правила који је поставила ваша компанија да би се утврдило како запослени прикупљају, чувају и приступају информацијама. Ако ваше предузеће тренутно користи пуно различитих производа који међусобно не комуницирају, можда ће вам требати помоћ стручњака, попут продавца са додатном вредношћу, да интегрише ваше податке пре него што успоставите систем за управљање информацијама.

Информације се морају прикупљати и чувати

Већина компанија има информације у разним форматима похрањеним на више места. Неке датотеке могу да се чувају на серверу компаније, док се друге локално на радним површинама и преносним рачунарима, док се друге чувају у облаку, са услугама као што су Гоогле погон или Мицрософт ОнеДриве. Специјализовани алати, попут софтвера за управљање односима са клијентима (ЦРМ) или софтвер за управљање залихама, могу задржати информације независне од ових других система.

Систем за управљање информацијама централише информације тако да се не дуплирају на различитим местима или у различитим форматима, што често доводи до тога да су различити верзије докумената често доступне различитим људима.

Пример: Ако имате ЦРМ софтвер, све информације о клијенту треба да се тамо чувају, а не дуплирају на другим местима. Документи и прорачунске табеле треба да буду на серверу компаније или у решењу у облаку, где су доступни свима, са резервним копијама и обезбеђеним.

Информацијама треба управљати

Менаџери би требали имати приступ свим информацијама о предузећу које захтијевају њихови одјели. Требали би бити у могућности да одобре или одбију измене тренутних докумената, као и стварање нових докумената. Треба направити сигурносну копију података тако да ако се датотека избрише или угрози, може се вратити. Приступ подацима такође треба ограничити тако да само они којима је потребан могу да га користе.

Пример: Ако запослени изврши измену стандардног писма послатог купцима, менаџер може да прегледа и одобри промену или да врати документ на ранију верзију. Ово је стандардна функција у системима као што су Гоогле диск, ОнеДриве и Мицрософт СхареПоинт, где власници докумената могу да одобре или одбију промене, као и да ограниче могућности уређивања и могућност приступа информацијама одређеним људима.

Информације морају бити доступне

Неким малим предузећима је потребно имати информације доступне само на рачунару компаније. Али данас све више и више предузећа захтева информације да би биле доступне ван локације, као и на таблетима и паметним телефонима. То се може постићи омогућавањем приступа информацијама преко сигурног веб сервера и, у многим случајевима, путем мобилне апликације.

Пример: Користећи Мицрософт Схарепоинт, можете да поставите веб локацију портала компаније коју користе само запослени. Менаџери могу да поставе токове посла за пројекте како би осигурали да сви дају свој допринос када је то потребно. Менаџери такође могу поставити захтеве за одобрење за странице објављене на порталу компаније и поставити дозволе одређеним запосленима или групама како би осигурали да промене врше само особе овлашћене за то. Свако може приступити информацијама путем веб прегледача или путем апликације СхареПоинт на својим таблетима и паметним телефонима.