Разлика између канцеларијског материјала и трошкова у пореске сврхе

Отварање и вођење предузећа кошта новац, било да се троши на трошкове покретања, режијске трошкове, плате или канцеларијски материјал тако једноставно као бележнице. Постоје три главне врсте канцеларијских трошкова које треба узети у обзир: општи канцеларијски трошкови, канцеларијски материјал и велика канцеларијска опрема као што је намештај. Са свима треба правилно поступати када компаније припремају порез на пословање за добијање одбитака.

Општи канцеларијски трошкови у односу на потрошни материјал

Општи канцеларијски трошкови повезани су са канцеларијским пословањем. Ваша општа листа канцеларијских трошкова може укључивати столне и преносне рачунаре и таблете, системе канцеларијских телефона и мобилне телефоне запослених, рачуноводствени софтвер, услуге веб локација и интернет накнаде. Остали оперативни трошкови могу укључивати услуге чишћења и комуналије.

Канцеларијски материјал су краткорочни предмети које треба допунити или заменити. Инлине Аццоунтинг саветује да, у зависности од врсте посла, укључују мастило за штампаче, тонер, кафу, спајалице, оловке, воду и канцеларијски материјал, укључујући фактуре у папиру. Велики предмети који коштају више новца, попут канцеларијског намештаја, сматрају се пословном опремом.

Пословни расходи наспрам капиталних издатака

Капитални издаци су новчана средства која предузећа користе за добијање, одржавање и побољшање главне физичке имовине. Ови издаци настају када компаније улажу велике инвестиције, проширују пословање или започињу велике пројекте. То може укључивати изградњу новог складишта, постављање новог крова или куповину возног парка камиона.

То су различите категорије од пословних трошкова. Капитални издаци су за дугорочне пословне потребе, док су пословни расходи краткорочнији. Капитални издаци не могу се у потпуности одбити на исти начин као канцеларијски материјал и трошкови.

Општи прописи о пословним трошковима ИРС

Фресхбоокс објашњава да се пословни трошкови, попут канцеларијског материјала, могу одбити од пореских пријава ако предузеће послује ради остваривања добити. Генерално, пословни трошкови морају бити „и уобичајени и неопходни“. Другим речима, морају се очекивати трошкови за вођење врсте посла и потребни за свакодневно и дугорочно пословање.

Пословни трошкови морају бити одвојени од капиталних издатака, издатака који се користе за утврђивање трошкова продате робе и личних трошкова. Генерално, можете одбити укупан износ било ког пословног трошка ако испуњава оне „уобичајене и неопходне“ критеријуме и није капитални трошак.

Пореска управа има различита правила за предузећа која имају дом. Ови власници предузећа морају да разликују ставке које се користе искључиво за посао и оне које се не користе. Преносни рачунар који се користи за школске задатке деце не може се класификовати као пословни трошак. Ако се неко време користи за посао, можда ћете моћи да одбијете део одређених трошкова.

Шта се налази на листама пословних трошкова

Предузеће које се не налази у кући можда ће моћи да одбије разне пословне трошкове. Велике компаније могу имати квалификованије одбитке од малих. Листа пословних трошкова велике компаније може да укључује станарину, осигурање, изнајмљивање опреме, банкарске таксе, накнаде за обраду зарада, здравствене услуге и програме накнада запослених и правне таксе.

Мале компаније такође могу одбити многе од ових трошкова. Предузећа која запошљавају продавце можда ће моћи одбити трошкове службених аутомобила, путовања, смештаја и обуке. Према Агерасу, могу се одбити и додатни трошкови који се односе на одржавање, поправку и униформе.

Листа квалификованих канцеларијских трошкова за кућна предузећа је мало другачија. У кући мора постојати подручје које се користи искључиво за вођење посла. Ова листа пословних трошкова може да садржи део пореза на имовину куће и хипотеку, засебну телефонску линију која се користи само за компанију, осигурање, систем безбедности, одржавање куће и одржавање и поправке.

Одбитци за мале канцеларије

Да би затражило било какве одбитке за канцеларијски трошак, предузеће мора да чува детаљан рачун. Када предузеће поднесе пореске обрасце, од добити одузима канцеларијски материјал. Дакле, компанија која заради 100.000 долара добити и потроши 15.000 долара на канцеларијски материјал има 85.000 долара добити у пореске сврхе, осим ако постоје други одбитци.

Општи и административни пословни трошкови обично се одбијају исте године када су плаћени. Изузетак су трошкови који су директно повезани са започињањем новог посла; морају се писати великим словима током петогодишњег периода.

Постоје правила како се могу одбити ствари попут трошкова забаве и поклона клијената. На пример, власници предузећа могу одбити 50 процената оброка клијента, али то је ограничено на само једну особу; групни оброци и забаве се не рачунају. За поклоне клијента дозвољен је одбитак од 25 процената.

Одбици трошкова домаће канцеларије

Физички простор кућне канцеларије може се одбити на један од два начина: поједностављени или стандардни. ИРС описује одбитак за поједностављену методу као „5 долара по квадратном метру канцеларијског простора до 300 квадратних стопа“. Стандардна метода је сложенија; прати стварне трошкове и израчунава коначни број на основу процента куће која се користи за посао.

Остали одбици трошкова кућне канцеларије такође се израчунавају у процентима на основу пословног простора или километраже. Ту спадају превоз, интернет услуга, употреба телефона и други предмети.

Начини за категоризацију трошкова

Пословни трошкови се могу даље поделити у три категорије: фиксни, променљиви и периодични. Фиксни трошкови остају исти, али могу се мало променити у одређено време, на пример годину дана. Очигледан пример за то је месечна уплата станарине која се повећава након 12 месеци.

Променљиви трошкови нису доследни и могу представљати највеће трошкове предузећа. То се може видети у трошковима зарада, рачунима за комуналне услуге, куповини залиха и лансирању нових производа. Периодични трошкови су неочекивани и може их бити тешко планирати. Морали сте да поновите велику, нетачну поруџбину, замените рачунарски систем или отворите нову канцеларију, све је то део овога.

Како функционише амортизација?

Пореска управа омогућава власницима малих предузећа да отпишу првих 18.000 долара плаћених за опрему купљену за пословну употребу само у датој години. Ако предузеће обично купује толико опреме сваке године, можда ће одмах желети да искористи пуну пореску олакшицу.

Ако је реч о променљивом или периодичном трошку, власник предузећа ће можда желети да искористи предност амортизације. Ово је смањење вредности средства током времена. Амортизација се одбија од пореза за власнике предузећа и заснива се на ИРС формули. Омогућава особи која подноси захтев да временом амортизује трошкове куповине да би их распоредила.

Неколико врста канцеларијских трошкова може се класификовати као основна средства у билансима стања и може се амортизовати. Предузећа користе основна средства за остваривање дугорочних прихода и та имовина остаје у предузећу дужи период. Примери укључују службена возила, намештај, рачунаре и машине.

Корисни ресурси за пријаву пореза

Пореска управа на свом веб месту има много информација које власницима предузећа могу помоћи у припреми пореза. ИРС публикација 535 о пословним трошковима садржи смернице за теме које укључују трошкове кирије, плаће запослених, амортизацију и исцрпљивање.

Овај образац се такође односи на Бусинесс Сервицес Онлине, који спонзорише Управа за социјално осигурање. Пословне услуге на мрежи пружају могућности мрежне пријаве за рачуновође, ЦПА и друге уписане агенте који обрађују одређене пореске обрасце.