Смернице за писање приручника за поступке

Приручници о процедурама корисни су алати за разне поставке запошљавања. Без обзира да ли запослени морају да знају како да управљају уређајем за копирање или како да заврше потребну обуку о здрављу и безбедности, приручник за процедуре може да пружи преглед корака. Многи послодавци дизајнирају комбиноване приручнике за „политике и процедуре“, али важно је препознати разлику: политике одражавају правила, док процедуре одражавају процесе и како их довршити. Састављајући ефикасан приручник о процедури, од суштинске је важности да се усредсредите на сам поступак и пружите информације које ће запосленима бити корисније за његово спровођење.

Квалитете

Приручник за процедуре треба да буде једноставан за читање и употребу. Приручник за процедуре који захтева сопствени приручник за поступак само да би га прочитао није од велике користи ни за једног запосленог. Поред тога, приручник за процедуре треба да буде доследан у свим елементима, укључујући стил, дизајн и информације. Приручник за процедуре осмишљен је да помогне другима у извршењу одређеног задатка, па га треба писати с обзиром на читаоце. Описани процеси треба да буду јасни и логични, тако да сви читаоци могу без потешкоћа следити процедуру.

Карактеристике

Приручници о процедурама ће се разликовати у одређеним карактеристикама, на основу врсте података који су детаљни. Међутим, углавном су ефикасни приручници са процедурама који имају јасно и доследно обликовање тако да читаоци знају како да прате материјал. Одломци би требало да почињу и завршавају без забуне, а читаоци не би требало да се питају где један корак завршава, а други започиње. У описивању корака, писци би требало да користе глаголе снажне акције како би осигурали да читаоци тачно знају шта треба да раде, и требало би да понуде објашњења и опције тамо где је то потребно. Све иконе, слике или графикони / графикони треба да буду очигледни за разумевање и једноставни за праћење.

Стил писања

Стил писања процедуралног приручника треба да се ослања на јасан и сажет језик. Све процедуралне информације треба да буду тачне, а сви акроними треба да се разјасне уз објашњење у заградама - на пример, „Управа за храну и лекове (ФДА)“. У упутствима за поступке који ће бити у оптицају неко време, избегавајте коришћење одређених информација које би могле брзо застарети. Треба избегавати технички језик и жаргон који ће већини бити непознати.

Дизајн

Дизајн приручника за процедуру у великој мери ће зависити од врсте процедуре која је изложена, али неке препоруке за дизајн примењују се на све приручнике о процедурама. Добар приручник за процедуру користи пуно празног простора. То ће рећи, приручник није преоптерећен штампањем, већ нуди обиље увлачења и прелома одломака како би се избегло плашење читача. Ефикасни приручници за процедуре такође имају јасне наслове и поднаслове, као и све друге одговарајуће ознаке и обрисе многих тачака.

Одговорности

Они који су одговорни за писање приручника за поступке такође су одговорни за њихово периодично преиспитивање. Ако материјал постане небитан, треба га уклонити или ажурирати. Ако информације нису ефикасне у помагању запосленима, приручник треба ревидирати и побољшати. Приручник за процедуру корисан је само онолико колико је посао који читаоцима омогућава да ураде, а ако приручник то не успе, писац је одговоран да га промени.