Разлика између захтева и налога за куповину

Убеђивање запослених да попуне додатну документацију када им требају материјали или залихе може бити тешко, али успостављање система набавки помаже у контроли трошкова и ствара траг папира када покушавате да ревидирате своје финансијске рачуне. Реквизиције за куповину и наруџбенице су кључни документи у процесу прибављања предмета којима ваше предузеће треба да послује, стандардизујући поступак интерног и екстерног наручивања.

Савет

Захтев за куповину је образац који интерно одељење ваше компаније, попут поштанске поште, предаје одељењу за набавке ваше компаније с пописом предмета које жели да одељење за набавке наручује од спољног добављача. Једном када одељење за набавке предузећа одобри захтев за куповину, издаје налог за куповину спољном продавцу тражене робе, иницирајући продајну трансакцију.

Подношење захтева за куповину

Захтев за куповину је образац који интерно одељење ваше компаније, попут поштанске поште, предаје одељењу за набавке ваше компаније са списком предмета које жели да одељење за набавке наручује од спољног добављача. Иако се појединачни обрасци разликују у зависности од посла, захтеви за куповину углавном захтевају одређене информације, укључујући назив одељења које захтева производе, тачан број захтеваних предмета, општи опис предмета, правни назив уобичајеног спољног добављача и очекивану цену куповине. Захтев за куповину одобрава или одбија одељење за набавке.

Када су захтеви потребни?

За мале куповине, уобичајена је процедура да интерна одељења купују предмете директно од малопродаје користећи кредитну картицу компаније и потпуно прескачу поступак реквизиције одељења за набавке. Обично предузећа захтевају захтев за куповину када предложена куповина премаши одређени износ. На пример, Универзитет Туфтс захтева наруџбеницу за већину куповина изнад 2000 УСД. Остала предузећа захтевају наруџбенице за много мање куповине. Наруџбенице

Издавање налога за куповину

Једном када одељење за набавке предузећа одобри захтев за куповину, издаје налог за куповину спољном продавцу тражене робе, иницирајући продајну трансакцију. Наруџбенице треба да садрже одређене информације, као што су назив канцеларије за куповину, предмети који се купују, адреса за отпрему, услови плаћања, упутства за фактурисање и број наруџбенице. Да би помогли у вођењу евиденције, наруџбенице обично имају исти број као и придружени захтев за куповину. Једном када спољни добављач прихвати налог за куповину, он постаје обавезујући уговор и за купца и за продавца.

Наруџбенице за интерне трансакције

Захтев за куповину је интерни документ који се шаље из једног одељења у други и захтева од компаније да купује предмете од спољног добављача. Обично је налог за куповину спољни документ који се шаље спољној страни као део продајне трансакције. Међутим, може се користити и интерно. Понекад једно одељење предузећа жели да купи опрему или материјале од другог одељења; у таквим случајевима многа предузећа захтевају од одељења за набавке да достави међуресорски налог за куповину.

Међуресорни налози за куповину могу бити корисни за финансијску или рачуноводствену канцеларију у великим предузећима где одељења имају одвојене оперативне буџете.