Примери проблема у комуникацији на радном месту

Проблеми у комуникацији на радном месту могу имати негативан утицај на морал, продуктивност и међуресорне радне односе. Ако се не потврде, текући проблеми у комуникацији могу потенцијално да резању у профит, повећају промет и доведу до грешака које негативно утичу на имиџ компаније у јавности. Препознавање и решавање уобичајених проблема може изгладити проблеме пре него што измакну контроли. Припазите на уобичајене проблеме у комуникацији на радном месту и брзо их решите.

Неуспех у потпуној комуникацији

На радном месту у којем доминирају брзи одговори путем текста и е-поште, детаљи се могу изгубити, превидети или погрешно схватити. Није јасно одговорити на низ питања у е-поруци. Одговор на „У реду“ на питање да ли можете да прегледате документ не односи се на питање где се документ налази, која врста прегледа се захтева или када уређивања треба да се врате.

Решење: Нека захтеви за е-пошту буду јасни и детаљни, а одговори потпуни и свеобухватни. Пре него што притиснете Сенд, запитајте се:

  • Да ли сам на свако питање одговорио у потпуности?

  • Да ли ће прималац имати нека отворена питања након читања моје е-поште?

Под претпоставком да неко други има лопту

Када сте део сесије групних идеја, групне е-поште или групног пројекта, увек постоји могућност да претпоставите да неко други има покривен задатак. Када сви претпоставе да неко други решава ствари, лопта неизбежно пада, што доводи до указивања прстом, кривице и промашених рокова.

Решење: У било којој групној динамици мора постојати тачна особа која ће поставити и разјаснити улоге на крају расправе или расправе. Групни имејл који објашњава ко шта и када ради, поједностављује групне иницијативе.

Неуспех само-уређивања

Само-уређивање је добра пословна техника за учење у писменом и усменом облику. Не разматрање онога што ћете написати или рећи може довести до слома у комуникацији, било зато што не артикулишете своје мисли у потпуности или зато што реагујете без размишљања, што доводи до повређених осећања и неспоразума.

Решење: Пре него што притиснете Пошаљи, проверите садржај, правопис, граматику и валидност. Затим проверите тон како бисте били сигурни да прималац не може погрешно да протумачи ваше речи. Када говорите у загрејаном окружењу, пажљиво бирајте речи и прођите их кроз ментални филтер барем једном пре него што их изговорите наглас.

Бити неспреман

Ако закасните на састанак или се приближавате року и нисте спремни, можда ћете доћи у искушење да га преусмерите. Када нисте спремни, могу се десити грешке, неспоразуми, па чак и погрешно усмеравање пројекта или задатка.

Решење: Будите организовани и припремљени. Ако нисте, боље је признати да вам треба више времена него да бацате идеју у зид и надате се да ће се залепити.

Коришћење Алата за погрешну комуникацију

Постоје случајеви када је е-пошта прикладна, а други пут када је телефонски позив или лични састанак погоднији. Погрешно процењивање ситуације и одабир погрешног алата могу довести до прекида у комуникацији и створити збуњеност, неразумевање и повређена осећања.

Решење: Ако свакодневно размењујете несензибилне информације, е-пошта је у реду. Ако покушавате да распетљате лепљиву ситуацију која је обманута информацијама, телефонски позив или Скипе сесија омогућавају ефикаснију размену напред-назад. Ако преносите лоше вести или водите озбиљну или спорну расправу, лични приступ је најбољи избор. Омогућава вам да читате говор тела, мерите темперамент и успоставите лични контакт.

Говорећи превише

Понекад претјерамо када говоримо прије него што размишљамо. Други пут оговарамо и размењујемо непримерене информације. Понекад траљавост резултира прекомерном разменом или објављивањем личних или осетљивих података - смислите сценарио у којем сте случајно притиснули „одговори свима“ или „проследи“ у разговору путем е-поште у којем ви и колега погрдно говорите о купцу.

Решење: Нагласите потребу за поверљивошћу на радном месту, држите осетљиве састанке иза затворених врата, уздржавајте се од стављања високо поверљивих или осетљивих података у е-пошту и зауставите трачеве у њиховом трагу.

Рационализоване и ефикасне комуникације почињу од врха према доле. Ако већ немате успостављену политику комуникације са најбољом праксом, направите је и користите је за догађаје оријентације и обуке особља. Такође, узмите у обзир да понекад проблем који се чини као резултат лоше комуникације могу бити неефикасне пословне праксе, лоша организација или нејасне вештине управљања временом. Пре него што оптужите проблеме у комуникацији, процените остале узроке слома у ефикасним операцијама.