Значај пословне политике

Свака компанија има начин на који послује и ради. Предузећа и лидери компанија без јасних пословних политика често имају подређене који доносе одлуке које се не преплићу са оним што руководство заиста жели да види. Јасни, концизни и писани планови пословне политике помажу сваком предузећу да одржи доследност у пословању и ослободи руководство потребе за микро-управљањем. Када се креирају и користе пословне политике, постоји стандардизација начина на који компанија испоручује производе или услуге потрошачима.

Шта је у пословној политици?

Пословна политика је скуп правила која дефинише власник или руководство компаније. Неке политике су дефинисане прописима, попут савезних закона о приватности, док су друге дизајниране од стране корпоративног руководства како би се осигурало да се ствари раде према одређеним стандардима. Пословне политике се обично налазе у оперативном приручнику или у приручнику за запослене. Иако различита предузећа могу имати различите политике, било која пословна политика има истих седам карактеристика. Пословна политика мора бити специфична, јасна, уједначена, одговарајућа, једноставна, инклузивна и стабилна.

  • Специфична: Ако политика није специфична, примена постаје недоследна и непоуздана. На пример, „Запослени не смеју да паркирају на паркиралишту за госте“.

  • Јасно: Пословна политика нема двосмислености. Написан је лако разумљивим језиком. На пример, „Тренутно пуштање запослења резултат је тога што возачи предузећа имају два поена у својој возачкој евиденцији“.

  • Униформ: Политика треба да буде стандард који свако може да следи од највишег руководства до радника у погону. На пример, „Свако ко улази на градилиште мора у сваком тренутку да има заштитни шешир, ципеле и наочаре“.

  • Прикладан: Пословне политике треба да буду релевантне за организационе циљеве и потребе. На пример, „Оптужбе за дискриминацију и сексуално узнемиравање истражују се дисциплинским мерама на основу налаза истраге“.

  • Једноставно: Политику морају разумети сви они на које се односи у предузећу. На пример, „Забрањено пушење у кругу од 100 стопа од заваривања означених обојеним жутим линијама пода.“

  • Инклузивно: Пословна политика није нешто што је важно за малу групу у послу, она мора да покрива широк опсег и да укључује све. На пример, „Пословна одећа је обавезна у сваком тренутку у канцеларији или на састанку са клијентима“.
  • Стабилно: Ово се односи на имплементацију. Ако се догоди инцидент, политика треба да буде стабилна тако да нема неодлучности у њеном праћењу. На пример, „Мобилни телефони нису дозвољени у конференцијској сали“.

Пословна политика може бити флексибилна у промени параметара у послу, индустрији или на тржишту. Коришћење ових функција као водича за креирање било које пословне политике помаже пословним лидерима да одрже подударну структуру у компанији. Бити спретан у послу и прилагодити се запосленом, повратне информације потрошача и тржишта оно је што велике компаније одржава успешним.

Значај планова пословне политике

Пословне политике су важне и утичу на све, од законских обавеза до задовољства запослених и позитивног имиџа у јавности. Политике воде рачуна да су сви на истој страни када су у питању очекивања од одређених ствари. Предузеће може имати политике које се односе на различите аспекте компаније. Могу постојати сигурносне политике, политике запошљавања људских ресурса и политике против дискриминације. Такође могу постојати смернице које се односе на правила облачења запослених, распоред ручака, одморе и празнике. Остале смернице су релевантне за корисничко искуство, укључујући поздрављање купаца, управљање телефонским позивима и специфичности испоруке производа.

Све ове политике стварају позитивно радно окружење. Запослени који се на послу осећају сигурно од повреда или дискриминације срећнији су и продуктивнији. Ово је важан аспект продуктивности који сваки власник предузећа мора узети у обзир. Када запослени имају посебне смернице о правилима облачења, заказивању и захтевању одмора, то поравнава ниво и штити запослене од фаворизовања. Поставља тон канцеларијској динамици и основу за тимски рад. Једноставно организовање распореда захтева рад у тиму или бар разматрање других у тиму.

Када је реч о политикама пословања и искуству купаца, ово је неопходно за доследно пословање и могућност решавања потенцијалних проблема. Ако се смернице прате након испоруке производа, а то се не догоди, менаџери могу тај сегмент процеса усмерити на већи принос.

Успостављање корпоративне културе

Када су политике јасно постављене у писаном плану, постављају се очекивања. Ово почиње да успоставља корпоративну културу шта треба радити, шта не радити и како поступати. Запослени којима се дају очекивања у јасно назначеном формату, способнији су да извршавају те дужности и имају тенденцију да ређе одступају од „скрипте“ од запослених који су запослени у предузећима која немају јасно написане смернице.

Наравно, политике не значе ништа ако руководство неће применити политике. Неке политике, попут сигурности и дискриминације, имају правне последице и директно утичу на продуктивност и задовољство купаца. Ако менаџер неће захтевати да се запослени придржавају смерница шестомесечног прегледа након куповине, тада компанија може изгубити посао, а менаџер ће теже започети политику спровођења закона.

На пример, Гоогле има корпоративну културу која је веома вођена запосленима, што значи да родитељи могу прилагодити распоред око сати неге детета; власници паса могу довести Фида на посао, а запосленима је дозвољено да део свог времена троше на личне пројекте које би желели да развијају, а не само на томе који им је пројекат додељен. Ово је велика флексибилност коју компанија оцртава врло јасним параметрима, тако да запослени знају где су границе. Као резултат тога, Гоогле је место на којем људи воле да раде, а ове смернице су резултирале тиме да је Гоогле постао глобални лидер у технологији.

Обука за пословну политику запослених

Пословни лидери морају обучити запослене о пословној политици. Сваки запослени треба да добије приручник за запослене у коме су наведене све политике у једном централном документу. Ажурирања треба дистрибуирати у писаној форми као допуне приручника. Ако приручник застари, треба га ревидирати тако да се новопроведене промене интегришу у приручник за запослене.

Послодавци такође треба да приручник држе доступним путем облака или путем мрежних портала како би запослени могли да му приступе ако постоји питање. Поред тога, ако га имају на мрежи, нема изговора да било који запослени каже да није знао.

Али ово није довољно. Послодавци треба да одрже тренинге како би прегледали кључне политике. Многа предузећа одржавају обуку о инклузији, помажући запосленима да боље разумеју који тип језика или радње могу бити доживљени као узнемиравање или дискриминација. Не претпостављајте да запослени знају добро и не. Обучите их да то разумеју. Ово помаже да предузеће и запослени не буду у законским проблемима.

Исто важи и за операције. Ако вам требају запослени да прате одређену скрипту на телефону, прегледајте је заједно са њима и играјте улоге. Ово важи и за личне интеракције. Немојте само прегледати продајне процесе. Одвојите време да прегледате потенцијалне проблеме са корисничком службом како би запослени били боље обучени за решавање потенцијалних проблема током дана. Што се више запосленик може носити са проблемима купаца, то је мање преусмерено уз ланац заповедања на вођство. То ослобађа пословне лидере да се усредсреде на стратегије раста и развоја.

Кршење пословне политике

Важно је бити доследан било којој пословној политици. Чак и нешто тако једноставно као што је „сваки радник ван места ће бити ушушкан“ захтева управљање. Као што је већ речено, не можете бирати када ћете применити политику. То ствара забуну и анимозитет међу запосленима који не знају која ће верзија шефа доћи у било ком дану.

Ако се пословна политика спроводи и доследно управља, тада треба да одговорите запосленима за прекршаје. Требало би да постоји поступак или протокол који ће руководство следити, а који је прикладан за акцију. Ово вам помаже да документујете шта се дешава са запосленима и утврдите да ли некога од запослених треба пустити.

На пример, ако је политика да сви мушкарци носе кравату, а све жене да носе најлонке, поступак за кршење закона може бити усмено упозорење праћено уписом у досије запосленог. Понављање прекршаја резултирало би даљим дисциплинским мерама као што је условна или чак суспензија. С друге стране, ако је смерница да се на месту мора увек носити кацига, кршење постаје безбедносно питање и захтева тренутну акцију, укључујући њихово записивање и уклањање са локације.

Политике које се врте око законитости попут узнемиравања и дискриминације требале би захтијевати укључивање правних стручњака, полицију ако је потребно и провођење истраге ради утврђивања истине. Појединци се могу раздвојити и радне дужности могу прилагодити до истраге, али отпуштање ретко је прикладно пре закључка истраге.

Значај ваше пословне политике

Политике и методе примене које одаберете као пословног лидера да усвоје директно ће утицати на учинак ваших запослених. Неки пословни лидери не желе да имају све у крутом формату, док други воле да имплементирају одређене процесе у свакој фази оперативног процеса компаније. Ово је одлука власника предузећа.

Имајте на уму да су неке политике и поступци дизајнирани да спрече правна питања, док су друге дизајниране да граде имиџ, искуство и културу компаније. Пословни лидер треба да буде свестан како политике утичу на његов тим. Ако кодекс облачења постаје проблем за већину запослених, нова политика попут повремене политике од петка могла би променити канцеларијску динамику у позитивном смеру. Ако не постоји политика мобилних телефона, али запосленици троше сате на личне позиве, текстове и друштвене медије, требало би применити нову политику са обуком и управљати њом како би побољшали продуктивност. Менаџери би требало редовно да процењују политике компаније и њихову ефикасност за успех пословања.

Изградња пословних политика

Успостављање политика углавном започиње тако што власник предузећа или његов почетни тим руководства напишу приручник и пословни план запослених са мисијом и визијом. Тим мора размотрити које су стандардне политике регулисане савезним и државним прописима. Неке регулисане политике укључују политике приватности, антидискриминациона правила, прековремени рад и накнаде за годишњи одмор, па чак и програме здравствене заштите.

Већина предузећа ће утврдити да су ова регулисана правила слична међу многим компанијама, мада су неке одлучиле да превазиђу тражене политике. Затим су ту оперативне и културне политике. Они укључују слику коју лидери желе да компанија има и унутрашњу корпоративну културу на којој раде. Све, од правила облачења до пушења на послу, може бити дефинисано пословном политиком.

Једном када се креирају главне политике, пословни лидери морају да импулсирају како запослени и купци реагују на те политике. Ако политика негативно утиче на укупну продуктивност предузећа, морају се тражити повратне информације и размотрити прилагођавања. Сваки пословни лидер ово мора имати као своју политику успеха. Предузећа су флуидни ентитети који се увек мењају. Превише круто може резултирати негативним перформансама и негативним резултатима. Решавање проблема са производњом понекад започиње решавањем пословних смерница.