unvoyagepourlaplanete.com

Е-пошта је тренутни облик пословне комуникације и тешко је замислити радно место које се не ослања на е-пошту у већини својих интерних и екстерних комуникација. Бројне су предности комуникације е-поштом, не само што је брза и поуздана. Али е-пошта има неколико падова заједно са својим предностима које је понекад чине изазовним начином слања информација.

Предност: брза комуникација са клијентима

Када клијенту или пословном сараднику који је удаљен хиљадама миља требате добити важну поруку, један од најбржих начина да то учините је путем е-поште. Предност е-поште у телефону у брзини комуникације је та што прилоге можете да шаљете е-поштом која садржи важне документе или чак презентацију да бисте појаснили своју поруку. Телефонски позиви ионако трају дуже, јер морате доћи до праве особе и ухватити је кад може да разговара. С друге стране, имејл се може брзо послати и сачекати га када буде спреман да га прегледа.

Предност: Доступност и преносивост

Повећана употреба е-поште довела је до тога да пословни људи свакодневно добијају стотине е-порука. Па ипак, хиљаде порука е-поште могу се архивирати у фасцикле на рачунару или ручном комуникационом уређају, попут мобилног телефона, да би се преузели када вам затребају. Погодност е-поште спречава вас да мапе датотека испуњавате папирима. Такође чини вашу важну преписку лако преносивом без вучења по незграпним мапама датотека.

Предност: Смањује трошкове испоруке и поштарине

Поред трошкова интернет везе, е-пошта је бесплатна. Једна од предности комуникације путем е-поште је та што можете послати онолико порука колико желите, порука, датотека, видео записа, докумената и презентација, а да не морате ништа да платите. Значајно смањује трошкове испоруке и поштарине ваше компаније, као и време - и трошкове тог времена - ви или ваш колега трошите паковања докумената за слање поште, адресирање и слање поштом.

Недостатак: Рањивост за губитак

Неком би био потребан ручни напор да би приступио свим вашим важним штампаним документима и уништио их. Али све ваше е-адресе и важне информације могу се изгубити једноставним падом тврдог диска. Ако податке о е-пошти складиштите на другом серверу, могли бисте изгубити податке ако та локација пропадне или престане са радом. Обавезно користите резервну методу за важне е-адресе које желите да сачувате чак и на кратко, као што је њихово редовно копирање на флеш диск.

Недостатак: Приступ другима

Када вам неко уручи пословно писмо, ви сте једина особа која то писмо прими. Никада немојте сматрати да су ваше е-адресе приватне. Будући да се е-пошта шаље преко мрежа, могуће је да им други могу приступити или их добити грешком. Е-пошту може пресрести хакер или отићи на нетачну адресу е-поште и завршити у нечијој пристиглој пошти. Због тога будите опрезни које податке шаљете е-поштом. Ако су то приватне информације које не желите да нико други види, е-пошта можда није најбољи начин комуникације. Ваши осетљиви подаци и поруке врло су доступни хакерима, па чак и несумњивим примаоцима када користите е-пошту.

Недостатак: тешко протумачити емоције

Недостатак е-поште је тај што људи имају тенденцију да је третирају као разговор, јер се е-пошта може догодити тако брзо. Почињу да користе сленг изразе и покушавају да воде разговоре путем е-поште. Међутим, с обзиром на то да се примаоци е-поште не могу видети, е-поруке немају никакву превирање гласа или емоција које могу помоћи у правилном тумачењу. То може и узрокује погрешно тумачење емоција иза е-поште, што доводи до повређених осећања, беса, незадовољства и многих других емоција. Било би добро да прочитате своје е-поруке пре него што их пошаљете и потражите формулације које би могле да се схвате у негативном светлу.