Дужности рецепционара рецепције
Ангажовање рецепционара на рецепцији који би вам служио као заштитно лице ваше компаније започиње добро припремљеним описом посла у којем су описане дужности тог радног места. Укључите у опис посла типичне одговорности које се захтевају од рецепционара, али немојте се устручавати да додате и дужности које су специфичне за ваше пословање, као што је вођење завршетка уводних папира када нови клијенти први пут дођу. Све док је опис посла унапред јасан и обавезе повезује са поштеном платом, може вам помоћи да пронађете савршену особу за посао.
Поздрав пословним посетиоцима
Једна од основних дужности рецепционара рецепције је поздрављање посетилаца. Рецепционар је прва, а понекад и једина особа коју посетиоци ваше радње или канцеларије могу упознати. Иако је ово улога почетног нивоа, успешан рецепционар мора бити и одличан комуникатор и снажан администратор, угодно комуницирајући са појединцима свих убеђења и професионалних нивоа.
Када гости дођу, рецепционар рецепције треба да их топло дочека, понекад узме капуте, пружи освежење и одговара на основна питања у вези са пословањем, попут радног времена. Рецепционар треба нагласити да буде довољно упућен да пружи кратко објашњење производа и услуга које нуди ваша компанија.
Одговарање на долазне позиве
Поред личних поздрава, рецепционар рецепције одговоран је за одговарање на све долазне позиве. Зависно од величине ваше компаније, рецепционар би требао бити упућен у ваш телефонски систем да би извршио овај задатак. Провјеравајући позиве према захтјеву, рецепционар усмјерава позиве до одговарајућег примаоца, узимајући и преносећи поруке по потреби.
Дистрибуција долазне поште
У неким компанијама рецепционар рецепције надгледа дистрибуцију долазне и одлазне поште. Када пошта стигне, рецепционар је сортира уклањајући нежељену пошту и идентификујући делове највишег приоритета. Пошта се дистрибуира у складу са политиком компаније.
Рецепционар рецепције може или предати сваки комад поште директно примаоцу или сместити пакете у одговарајуће слово за пошту. Рецепционар такође потписује приоритетне пакете или пакете преко ноћи када стигну.
Припрема одлазне поште
Рецепционар свакодневно припрема одлазну пошту за преузимање код поштанске службе или преко ноћи. Ако појединцу или предузећу хитно требају документи, рецепционар контактира мессенгер службу и пружа сва потребна упутства.
Административни и службенички задаци
Рецепционар рецепције такође може обављати разне административне задатке, укључујући израду преписке, припрему финансијских табела и израду презентација. Управљање календарима старијих чланова тима и договарање о пословним путовањима такође могу потпасти у рецепцију рецепције у малим или средњим предузећима. Рецепционара рецепције такође понекад терете за наручивање канцеларијског материјала, архивирање докумената, прављење фотокопија и слање и примање факсова. У неким случајевима, особа која седи испред може такође обављати лагане књиговодствене задатке.
