Како обликовати професионално пословно писмо у програму Ворд

Пословно писмо је документ који се користи за формалну преписку између организације и њених клијената, запослених, партнера или других заинтересованих страна. Формалност пословног писма често зависи од марке компаније, сврхе писма и односа пошиљаоца и примаоца. У сваком случају, важно је разумети конвенције писања пословног писма како бисте их могли прилагодити на основу својих специфичних потреба.

Избор формата и шаблона

Одлучите да ли ће ваше писмо примаоцу бити послато у штампаној верзији или у облику е-поште. Ово ће зависити од сврхе писма и примаоца. Пословна писма се могу послати клијентима са предлозима продаје, у којима се наводе кључне тачке предлога. Такође се могу користити као референца за запосленог. Схватите како прималац жели информације које шаљете и идите с тим форматом.

У програму Мицрософт Ворд доступни су предлошци пословног писма који се могу користити за форматирање садржаја. У већини случајева пословна писма следе формат слова у блок стилу, што значи да је сав текст оправдан лево од странице. Писмо је размакнуто, с двоструким размацима између пасуса. Двоструки размак је познат и као повратак кочије, а може се извршити притиском на „Ентер“ на тастатури.

Постављање маргина

У већини образаца пословног писма маргине слова постављене су на 1 инч са свих страна странице. У неким случајевима ће бити потребно да прилагодите маргине пословног писма. На пример, ако ваше пословно писмо прати друге документе као што су предлог продаје или прорачунске табеле које имају различите марже, можда ћете желети да прилагодите марже писма тако да одговарају осталим документима, пружајући доследан изглед примаоца.

Одабир фонтова

Фонтови су категорисани у две области: сериф и санс сериф. Сериф фонтови имају мали избочени потез који је причвршћен за веће линије. Тимес Нев Роман, Гарамонд и Боокман Олд Стиле су примери серифских фонтова. Сериф фонтови су обично бољи за штампане материјале. Већина предузећа користи Тимес Нев Роман.

Фонтови без серифа немају мале избочене потезе на већим редовима слова. Примери фонтова без серифа су Ариал, Хелветица и Вердана. Генерално, санс-сериф фонтови се боље користе за мрежне материјале. Без обзира на то да ли сте изабрали фонт сериф или санс-сериф, најбоље је избегавати новинске фонтове попут Цомиц Санс или било шта с курзивним словима, јер их може бити тешко прочитати и изгледају непрофесионално.

Величина фонта који одаберете може зависити од количине садржаја вашег писма и осталих материјала које с њим шаљете. Ако је могуће, подударите остале материјале ради доследности. Најчешће се пословна писма пишу фонтом од 10 или 12 тачака.

Писање припремних текстова

Започните пословно писмо са контакт подацима, укључујући ваше име, назив посла, адресу, број телефона и е-пошту. Користите линије с једним размаком, а затим двоструки размак пре датума.

Напишите датум у формату месеца, дана, године. Додајте још један двоструки размак, а затим унесите информације о контактима прималаца. Почните са именом, називом посла, називом компаније, адресом, телефоном и е-поштом, све с размаком.

После тога додајте двоструки размак и напишите поздрав. У пословним писмима уобичајено је користити „То“ или „Поштовани“, а затим пуно име или њихов наслов плус презиме. У пословним словима користите двотачку иза имена, уместо зареза као у личним словима.

Преношење поруке у пасусима тела

Унесите двоструки размак и започните писање пасуса тела. Они би требали бити с размаком, с двоструким размаком између сваког пасуса. Нека садржај буде сажет и јасан. Наведите разлог писма, неке додатне информације и позив на акцију ако је потребно.

Затварање одговарајућим поздравом

Додајте још један двоструки размак и завршите писмо одговарајућим затварањем, на пример „С поштовањем“ или „Хвала вам на времену“. Унесите неколико двоструких размака да бисте оставили места за потпис, а затим унесите своје пуно име. Ако писмо штампате, можете га потписати плавим или црним мастилом. Ако писмо шаљете е-поштом, уместо њега можете да користите електронски потпис.

Ако уз писмо шаљете додатне документе, можете удвостручити размак иза свог имена и написати „Прилози“. После тога, у следећем реду наведите имена докумената које шаљете.